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Hier wird zunächst angezeigt, um welchen Typ der Ablage es sich handelt. Es gibt die Ablagetypen ablage, via und sitzungsdienst. Die Ablagetypen werden beim Schreiben der Profile aus der Administrationsdatenbank heraus übertragen.

Darüberhinaus können Sie bestimmen, ob die Inhalte aus den Leser- und Autorenfeldern der (Teil-) Vorgänge beim Erstellen von untergeordneten Dokumenten in diese vererbt werden sollen. Es wird empfohlen die Vorgabeeinstellungen (beide Häkchen gesetzt) beizubehalten.

Beim Verschieben von Dokumenten erhalten diese standardmäßig die Rechte des Ziel(teil)vorgangs. Auch hier sollte die Voreinstellung beibehalten werden

Außerdem steht Ihnen noch eine Option zur Verfügung, mit der festgelegt werden kann, ob Benutzer mit der Datenbankberechtigung Autor (Teil-) Vorgänge verschieben dürfen. Normalerweise dürfen Autoren keine ganzen (Teil-) Vorgänge verschieben.

Hier stehen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten für die Ausführung von (periodischen) Agenten zur Verfügung.

• Backup ermöglichen: Damit ein Backup für die aktuelle Ablage erstellt werden kann, muss der gleichnamige Agent in der Administrationsdatenbank aktiviert sein. Ist die Option deaktiviert, so wird kein Backup für diese Ablage erstellt.
• Versionierung: Mit der Option "aktiviert" wird bei jedem Speichern und Schließen eines Dokuments ein neues Versionsdokument angelegt. Ist die Versionierung deaktiviert, haben Sie die Möglichkeit manuell ein neues Versionsdokument zu erzeugen.
• Archivierung: Hier bestimmen Sie, ob abgeschlossene oder permanente Dokumente aus der aktuellen Ablage archiviert werden sollen. Auch hierfür ist die Aktivierung des zugehörigen periodischen Agenten in der Administrationsdatenbank erforderlich.
• Konsistenzcheck: Ist diese Option aktiviert, prüft ein Agent in einem festgelegten Intervall, ob es Dokumente gibt, die nicht einem Vorgang oder Teilvorgang zugeordnet sind. Die Aktivierung des periodischen Agenten in der Administrationsdatenbank ist erforderlich.
• Wer soll bei Inkonsistenzen benachrichtigt werden?: Über die Schaltfläche wählen Sie eine Gruppe oder Person aus, die benachrichtigt wird, wenn es inkonsistente Dokumente gibt, die mit Hilfe des Konsistenzchecks gefunden wurden.
• Löschintervall Papierkorb: In das Feld wird die Anzahl der Tage eingegeben, die gelöschte Dokumente im Papierkorb verbleiben sollen. Wird hier eine Null eingetragen, so werden die gelöschten Dokumente nie aus dem Papierkorb entfernt.
• Zeitraum Verbleib archivierter Dokumente: An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit den Zeitraum des Verbleibs von archivierten Dokumenten festzulegen. Sie können wählen zwischen Tagen oder Monaten und geben im darunter liegenden Feld die Anzahl der Tage/Monate ein, nach denen die Dokumente aus der Ablage gelöscht werden sollen. Diese Einstellung ist nur in Verbindung mit einer aktivierten Archivierung sinnvoll.
• Bereinigung: Damit der Agent zur Bereinigung der Ablage laufen kann, ist eine Aktivierung in der Administrationsdatenbank notwendig, und die Option muss auf "aktiviert" gestellt sein. Ist sie deaktiviert, werden keine Dokumente aus dem Papierkorb gelöscht, inaktive Sperrdokumente und archivierte Dokumente verbleiben in der Datenbank.

Wenn Sie einen speziell auf eine bestimmte Organisationseinheit zugeschnittenen Kopfbogen so vorgeben wollen, dass dieser serienmäßig bei der Erstellung eines Officedokuments in der Ablage angeboten wird, so können Sie über die Schaltfläche "Zuordnen" die gewünschte Wordvorlage auswählen, sofern diese in der Vorlagendatenbank hinterlegt wurde.

Im Textfeld Betreff-Vorgabe haben Sie die Möglichkeit einen Text vorzugeben, der in das Feld Schriftstückbetreff jedes Officedokuments (dieser Ablage) kopiert wird.

Mit dem Werkzeug "Hilfe - Kontexthilfe" öffnen Sie diese Hilfedatenbank.

Mit dem Werkzeug "Hilfe - Produktinformation" öffnen Sie ein Fenster mit Informationen zum System.