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Aktenplan # Aufbewahrungsdauer
In diesem Bereich greifen Sie auf die im Konfigurationsdokument der Datenbank eingegebenen Aufbewahrungsdauern zu. Sie definieren dabei in Kategorien die in Ihrer Verwaltung üblichen Zeiträume, wie z.B. die der Kurz- oder Langzeitarchivierung.
Eine neue Aufbewahrungsdauer erstellen Sie in der Ansicht Aufbewahrungsdauer über die Aktionsschaltfläche Neue Aufbewahrungsdauer.
Aufbau des Dokuments
Inhaltsdokumente der eGovernment-Suite sind in 2 Bereiche aufgeteilt. Wir unterscheiden zwischen dem Inhaltsbereich (links) und der Informationsspalte (rechts). Die Informationsspalte ist in vielen Modulen ähnlich aufgebaut und kann individuell konfiguriert werden. Die einzelnen Funktionen werden in einem eigenen Hilfedokument beschrieben.
Reiter Aufbewahrungsdauer
Bereich Dauer
In das Feld Kategorie tragen Sie den Zeitraum der Aufbewahrung ein: kurzfristig, mittelfristig, langfristig oder permanent. Im Feld Dauer wählen Sie durch Klicken auf das nebenstehende Symbol einen Zeitraum aus. Die Liste ist im Konfigurationsdokument der Aktenplandatenbank vorkonfiguriert. Eine ausführliche Beschreibung des Konfigurationsdokuments finden Sie im Hilfedokument "Aktenplan # Konfigurationsdokument der Aktenplandatenbank".
Bereich Zusatzinfos
Hier können Sie bei Bedarf Stichworte aus einer Schlüsselwortliste auswählen, Thesauren und dessen Bezeichnungen bestimmen oder zusätzliche Bemerkungen hinterlegen.
Werkzeuge
Mit diesem Werkzeug öffnen Sie das aktive Dokument im "Bearbeiten-Modus". In diesem Modus können Änderungen am Dokument vorgenommen werden. Dieses Werkzeug sehen Sie nur, wenn das Dokument im "Lesen-Modus" geöffnet wurde. | ||
Mit dem Werkzeug "Schließen" schließen Sie das Dokument. | ||
Mit dem Werkzeug "Speichern" speichern Sie das Dokument. Dieses Werkzeug sehen Sie nur, wenn das Dokument im "Bearbeiten-Modus" geöffnet wurde. | ||
Mit dem Werkzeug "Speichern und Schließen" schließen Sie das Dokument. Vor dem Schließen wird das Dokument gespeichert. Dieses Werkzeug sehen Sie nur, wenn das Dokument im "Bearbeiten-Modus" geöffnet wurde. | ||
Mit dem Werkzeug "Hilfe - Kontexthilfe" öffnen Sie diese Hilfedatenbank. Mit dem Werkzeug "Hilfe - Produktinformation..." öffnen Sie ein Fenster mit Informationen zum System. Bei Auswahl "Aktuelle Datenbank öffnen" öffnen Sie die Datenbank, in der sich das aktuelle Dokument befindet. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie ein Dokument über einen Dokumentenlink geöffnet haben. |
Letzte Änderung: 05.06.2015 | 12:01 Uhr