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Aktenplan # Stichwort
Neben dem Aktenzeichen selbst und dem Thesaurus, wo Sie vielleicht klassischeren Maximen folgen müssen, bieten Ihnen Stichworte eine weitere (optionale) Ebene von Metadaten, um Ihr Dokumentaufkommen nach individuellen Kriterien zu strukturieren. Dokumente sind nach Stichworten recherchierbar und in Ablagen gibt es die Ansicht nach Stichwort. Standardisierte Begriffe, auf die Sie in den Vorgangsdokumenten zugreifen, sollten Sie hier angeben.
Da Stichworte nicht nur zentral im Aktenplan vorgehalten, sondern auch pro Ablage und pro Dokument vergeben werden können, ist die sorgfältige Planung von Stichwortapparaten eine wichtige Aufgabe bei der Einführung der eGovernment-Suite®.
Aufbau des Dokuments
Inhaltsdokumente der eGovernment-Suite sind in 2 Bereiche aufgeteilt. Wir unterscheiden zwischen dem Inhaltsbereich (links) und der Informationsspalte (rechts). Die Informationsspalte ist in vielen Modulen ähnlich aufgebaut und kann individuell konfiguriert werden. Die einzelnen Funktionen werden in einem eigenen Hilfedokument beschrieben.
Reiter Allgemein
Geben Sie ein neues Stichwort ein und wählen eine Kategorie oder geben eine neue Kategorie in das Feld Kategorie ein. verlassen Sie das Dokument mit Speichern und Schließen.
Stichwörter werden nicht hierarchisch, sondern ausschließlich nach Kategorien geordnet.
Werkzeuge
Mit diesem Werkzeug öffnen Sie das aktive Dokument im "Bearbeiten-Modus". In diesem Modus können Änderungen am Dokument vorgenommen werden. Dieses Werkzeug sehen Sie nur, wenn das Dokument im "Lesen-Modus" geöffnet wurde. | ||
Mit dem Werkzeug "Schließen" schließen Sie das Dokument. | ||
Mit dem Werkzeug "Speichern" speichern Sie das Dokument. Dieses Werkzeug sehen Sie nur, wenn das Dokument im "Bearbeiten-Modus" geöffnet wurde. | ||
Mit dem Werkzeug "Speichern und Schließen" schließen Sie das Dokument. Vor dem Schließen wird das Dokument gespeichert. Dieses Werkzeug sehen Sie nur, wenn das Dokument im "Bearbeiten-Modus" geöffnet wurde. | ||
Mit dem Werkzeug "Hilfe - Kontexthilfe" öffnen Sie diese Hilfedatenbank. Mit dem Werkzeug "Hilfe - Produktinformation..." öffnen Sie ein Fenster mit Informationen zum System. Bei Auswahl "Aktuelle Datenbank öffnen" öffnen Sie die Datenbank, in der sich das aktuelle Dokument befindet. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie ein Dokument über einen Dokumentenlink geöffnet haben. |
Letzte Änderung: 19.10.2011 | 12:56 Uhr