Inhalte durchsuchen
Inhalt
Niederschrift
Dokumente vom Typ Niederschrift übernehmen einige Informationen aus dem zugehörigen Sitzungstermin, wie z.B. Gremiumsmitglieder, Sitzungsdatum und Beginn der Sitzung. Zusätzlich wird hier die Anwesenheitsliste bearbeitet und aus diesem Dokumententyp heraus das Word-Dokument Niederschrift aufgebaut.
Bei Bedarf können weitere Felder über eine individuelle Teilmaske konfiguriert werden. Diese finden Sie dann auf dem Reiter "Erweitert".
In diesem Hilfedokument finden Sie Unterstützung zu folgenden Themen:
- Eingabe der Protokolltexte in die Sitzungsvorlagen und anschließendes Erstellen einer neuen Niederschrift
- Erstellen einer "Vorab-Niederschrift" und anschließende Eingabe der Protokolltexte in die Sitzungsvorlagen
- Vorhandene Niederschrift neu mischen - Word-Dokument "Niederschrift" neu aufbauen
- Druck einer Niederschrift
- Aktionen im Dokument "Niederschrift"
- Webfreigabe
Grundsätzlich werden die Texte für die Niederschrift in die Standard-TOPs und Sitzungsvorlagen eingegeben. Es gibt zwei verschiedene Herangehensweisen, um das Ergebnis Niederschrift zu erhalten:
- Eingabe der Protokolltexte in die Sitzungsvorlagen und anschließendes Erstellen einer neuen Niederschrift
- Erstellen einer "Vorab-Niederschrift" und anschließende Eingabe der Protokolltexte in die Sitzungsvorlagen
Eingabe der Protokolltexte in die Sitzungsvorlagen und anschließendes Erstellen einer neuen Niederschrift
In diesem Kapitel werden folgende Themen beschrieben:
- Anpassen der Beratungsreihenfolge
- Hinzufügen oder Absetzen von Tagesordnungspunkten
- Eingabe der Protokolltexte
- Erstellen des Notes-Dokuments "Niederschrift"
- Bearbeitung der Anwesenheitsliste
- Eingabe von Zeitangaben für die Sitzung
- Aufbau eines Word-Dokuments "Niederschrift"
Wählen Sie die Ansicht "Sitzungsvorlagen \ nach Beratungsstand \ In Tagesordnung" und öffnen die Kategorie der Sitzung, zu der die Texte erfasst werden sollen.
Nachfolgend beschriebene Arbeiten sollten vor der Erstellung der eigentlichen Niederschrift durchgeführt werden:
Anpassen der Beratungsreihenfolge
Falls sich Änderungen in der Beratungsreihenfolge der einzelnen Tagesordnungspunkte ergeben haben, müssen diese zunächst durch Vergabe einer neuen Sortiernummer in die korrekte Reihenfolge gebracht werden. Markieren Sie dazu in der Ansicht das Dokument, das versetzt werden soll und wählen die Ansichtsaktion "Sortiernummer setzen…".
Daraufhin öffnet sich ein Dialog, in dem der Beratungsweg der Vorlage dargestellt ist. Wählen Sie das entsprechende Gremium aus und geben eine passende Sortiernummer ein. Den Dialog mit OK bestätigen. Der Punkt wird in der Ansicht entsprechend der neuen Sortiernummer umgesetzt.
Hinzufügen oder Absetzen von Tagesordnungspunkten
Falls während der Sitzung neue Beratungspunkte hinzugekommen sind, so muss für jeden Punkt ein neues Dokument Sitzungsvorlage erstellt werden (Beschreibung siehe Hilfedokument "Sitzungsvorlage"). Der Beratungsstand im Beratungsweg sollte dann direkt auf "In Tagesordnung" gesetzt werden. Nach dem Speichern muss der Beratungspunkt über die Ansichtsaktion "Sortiernummer setzen..." an die richtige Stelle der Tagesordnung gesetzt werden.
Wurden Beratungspunkte abweichend von der Tagesordnung in der Sitzung nicht beraten, so kann der Beratungsstand im Beratungsweg der betreffenden Vorlage auf "Nicht beratungsfähig" gesetzt werden. Somit wird dieser Tagesordnungspunkt nicht in die Niederschrift aufgenommen, verbleibt aber noch in der Datenbank. Die Dokumente finden Sie dann in der Ansicht "Sitzungsvorlagen \ nach Beratungsstand \ Nicht beratungsfähig"!
Soll der nicht beratene Punkt dennoch in der Niederschrift aufgeführt werden, brauchen Sie an dieser Stelle zunächst nichts weiter tun.
Eingabe der Protokolltexte
Öffnen Sie in der Ansicht "Sitzungsvorlagen \ nach Beratungsstand \ In Tagesordnung" den ersten Tagesordnungspunkt unterhalb der Kategorie der gewählten Sitzung. Über die Aktion "Bearbeiten" setzen Sie das Dokument in den Bearbeiten-Modus.
Für Standard-TOPs: Geben Sie die Texte in das Feld "Wortbeitrag und Beschlussfassungen" ein.
Für Sitzungsvorlagen: Wählen Sie auf dem Reiter "Beratungsweg" das zu bearbeitende Gremium. Über die Schaltfläche „Beschlussvorschlag übernehmen“ bzw. „Beschluss 1-5 übernehmen“ kann der Beschlussvorschlag (vom Reiter „Vorlagendaten“) bzw. die Beschlussempfehlung des vorhergehenden Gremiums übernommen werden, wenn die Texte nur geringfügig verändert werden müssen. Gremium 1 übernimmt den Beschlussvorschlag der Verwaltung, Gremium 2 übernimmt die Beschlussempfehlung des vorberatenden Gremiums 1 usw..
Über das Pfeilsymbol 
am Feld Abstimmungsergebnis erhalten Sie eine Liste der vorkonfigurierten Abstimmungsergebnisse, aus der Sie die benötigten Einträge auswählen können. Sie haben im Dialog zusätzlich die Möglichkeit einen weiteren Eintrag in das Feld "Neues Schlüsselwort" einzugeben.
Die TOP-Nummer wird beim Mischen der Niederschrift automatisch eingefügt und ist dann im Feld TOP-Nummer zu sehen. Diese wird als fortlaufende Nummer der Beratungspunkte in die Niederschrift übernommen.
Die (übernommenen) Beschlusstexte und die Wortbeiträge werden in die dafür vorgesehenen Felder Beschluss und Wortbeitrag angepasst bzw. eingegeben.
Über die Grafik-Schaltfläche 
"Nächster TOP" gelangen Sie direkt in das nächste zu bearbeitende Dokument in der Beratungsfolge. Das zuletzt bearbeitete Dokument wird automatisch gespeichert und geschlossen und der nächste TOP wird zur Bearbeitung geöffnet. Wiederholen Sie diesen Vorgang bis Sie das letzte Dokument bearbeitet haben. Die Grafik-Schaltfläche "Vorheriger TOP" leitet Sie in den Beratungspunkt, der in der Reihenfolge vor dem aktuell bearbeiteten Dokument steht, zurück.
Gelangen Sie bei diesem Vorgang in eine Sitzungsvorlage, achten Sie darauf, dass Sie im Beratungsweg das richtige Gremium wählen.
Die Bearbeitung der Protokolltexte kann auch zu einem späteren Zeitpunkt nach dem zuletzt bearbeiteten Dokument fortgesetzt werden. Die Navigationsgrafiken führen Sie durch die einzelnen Dokumente.
Sind Sie beim letzten Punkt angekommen, erhalten Sie eine Meldung, dass kein weiterer TOP vorhanden ist. Das letzte zu bearbeitende Dokument beenden Sie nach Eingabe aller Texte über die Aktion "Speichern und Schließen".
Erstellen des Notes-Dokuments "Niederschrift"
Wechseln Sie in die Ansicht "Gremiumssitzungen \ nach Gremium" und öffnen die Kategorie der gewünschten Gremiumssitzung.
Markieren Sie das Dokument des zugehörigen Sitzungstermins und wählen die Ansichtsaktion "Neues Dokument \ Niederschrift", wenn Sie eine Niederschrift mit öffentlichen und nichtöffentlichen Punkten erstellen wollen. Soll die Niederschrift nur öffentliche Punkte enthalten oder wurde in der Sitzung nur öffentlich beraten, so wählen Sie den Eintrag "Neues Dokument \ Niederschrift öffentlich". Möchten Sie eine Niederschrift mit nur nichtöffentlichen Beratungspunkten erstellen oder wurden nur nichtöffentliche Punkte in der Sitzung beraten, wählen Sie den Eintrag "Neues Dokument \ Niederschrift nichtöffentlich".
Es wird ein neues Dokument "Niederschrift" erstellt, das die vorhandenen Inhalte aus dem markierten Sitzungstermin übernimmt.
Bearbeitung der Anwesenheitsliste
Auf dem Reiter "Gremiumsdaten" befindet sich eine Liste der Sollmitglieder und gfls. der beratenden Mitglieder des Gremiums. Der Vorsitzende des Gremiums wurde bereits bei der Erstellung des Dokuments "Gremium" in das hierfür vorgesehene Feld eingetragen und sollte nicht mehr mit einer Markierung versehen sein, falls er in der Niederschrift separat genannt wird. Falls Änderungen beim Vorsitzenden vorliegen, muss dies im Feld "Vorsitzender" entsprechend angepasst werden.
Schritte zur Bearbeitung der Anwesenheitsliste
Die Schaltflächen "Alle markieren", "Markierung aufheben" (Markierung entfernen) und "Markierung invertieren" (umkehren) bieten Hilfestellung bei der Bearbeitung der Liste.
Über die Schaltfläche "Auswahl" im Bereich "Gremium" erhalten Sie immer eine vollständige Liste der Sollmitglieder.
Eingabe von Zeitangaben für die Sitzung
Wechseln Sie auf den Reiter "Sitzung". Dort sind schon das Sitzungsdatum und der zugehörige Wochentag, der Beginn der Sitzung, die Sit zungsbezeichnung und d er Sitzungsbetreff aus dem markierten Dokument "Sitzungstermin" vererbt worden.
Desweiteren haben Sie hier die Möglichkeit bei Bedarf das Ende der öffentlichen Sitzung, den Beginn der nichtöffentlichen Sitzung und das Ende der gesamten Sitzung auszuwählen.
Wenn Sie auf das Uhren-Symbol 
am rechten Rand des Uhrzeitfeldes klicken, öffnet sich eine Zeitleiste mit einer gelben Markierung der aktuellen
Zeit. Diese g elbe Markierung kann über die Maus oder die Pfeile in der oberen und unteren rechten Ecke verschoben werden. Die gewählte Uhrzeit kann über den grünen Haken in der unteren linken Ecke in das Feld übernommen werden oder durch Klick in das zugehörige Feld. Die Uhrzeit kann auch manuell eingegeben oder geändert werden, da durch das Steuerelement systembedingt nur Zeitangaben in 15-Minuten-Schritten gewählt werden können.
Aufbau eines Word-Dokuments "Niederschrift"
Die Übernahme der eingegebenen Protokolltexte aus den Standard-TOPs und Sitzungsvorlagen und der Angaben aus dem Notes-Dokument "Niederschrift" in ein Word-Dokument "Niederschrift" erfolgt über die Aktion "Office \ Niederschrift neu mischen".
Falls eine Abfrage nach einer Verlinkung der Sitzungsvorlagen erscheint, diese mit "Ja" oder "Nein" beantworten. Bei "Ja" werden die Betreff-Texte der Sitzungsvorlagen im Word-Dokument mit einer Verknüpfung versehen, über die man im Web die dazu gehörenden Dokumente öffnen kann. In den meisten Fällen ist die Abfrage nach der Verlinkung jedoch deaktiviert und erscheint nicht.
Während des Mischvorgangs werden alle zu dieser Sitzung gehörenden Standard-Tagesordnungspunkte und Sitzungsvorlagen automatisch geöffnet und wieder geschlossen, um die Inhalte für das Word-Dokument zu kopieren und in eine Excel-Datenquelle zu schreiben. Am Ende des Mischvorgangs wird zur Kontrolle eine Info-Box mit der Anzahl der gefundenen Beratungspunkte angezeigt, die mit "OK" bestätigt wird.
Nach dem Bestätigen der Info-Box bekommen Sie die Möglichkeit einen Dateinamen für das Word-Dokument "Niederschrift" zu vergeben. Als Vorschlag ist der Inhalt des Feldes Sitzungsbezeichnung vorgegeben.
Nach eventueller Änderung des Vorgabewertes und Bestätigen des Dialogs mit "OK" wird das Word-Dokument "Niederschrift" angezeigt.
In der Regel müssen in der Word-Niederschrift noch Anpassungen in der Formatierung vorgenommen werden wie zum Beispiel Einfügen oder Löschen von Zeilenschaltungen. Nach Beenden der Anpassungen wechseln Sie zurück in das Notes-Dokument und beenden die Arbeiten mit der Aktion "Speichern und Schließen". Dabei wird das Word-Dokument geschlossen und mit dem Notes-Dokument verknüpft.
Das Word-Dokument darf nicht vorher in Word gesondert mit "Speichern und Schließen" beendet werden!
Mit dem Aufbau der Word-Niederschrift wird der Beratungsstand im Beratungsweg der zugehörigen Sitzungsvorlagen bei dem jeweiligen Gremium automatisch auf "In Niederschrift" gesetzt!
In der Ansicht "Gremiumssitzungen \ nach Gremium" finden Sie die Niederschrift jetzt unterhalb des gewählten Sitzungstermins.
Die zugehörigen Sitzungsvorlagen und Standard-TOPs sind jetzt in der Ansicht "Sitzungsvorlagen \ nach Beratungsstand \ In Niederschrift" zu finden.
Erstellen einer "Vorab-Niederschrift" und anschließende Eingabe der Protokolltexte in die Sitzungsvorlagen
- Erstellen des Notes-Dokuments "Niederschrift"
- Bearbeitung der Anwesenheitsliste
- Eingabe von Zeitangaben für die Sitzung
- Aufbau eines Word-Dokuments "Niederschrift"
- Anpassen der Beratungsreihenfolge
- Hinzufügen oder Absetzen von Tagesordnungspunkten
- Eingabe der Protokolltexte
- Übernahme der Protokolltexte in das Word-Dokument "Niederschrift"
Erstellen des Notes-Dokuments "Niederschrift"
Entnehmen Sie bitte die ausführliche Beschreibung zur Erstellung des Dokuments dem Kapitel "Erstellen des Notes-Dokuments "Niederschrift"" in diesem Hilfedokument.
Bearbeitung der Anwesenheitsliste
Auf dem Reiter "Gremiumsdaten" befindet sich eine Liste der Sollmitglieder und gfls. der beratenden Mitglieder des Gremiums. Der Vorsitzende des Gremiums wurde bereits bei der Erstellung des Dokuments "Gremium" in das hierfür vorgesehene Feld eingetragen und sollte nicht mehr mit einer Markierung versehen sein, falls er in der Niederschrift separat genannt wird. Falls Änderungen beim Vorsitzenden vorliegen, muss dies im Feld "Vorsitzender" entsprechend angepasst werden.
Entnehmen Sie die ausführliche Beschreibung zur Bearbeitung der Anwesenheitsliste dem Kapitel "Schritte zur Bearbeitung der Anwesenheitsliste" in diesem Hilfedokument.
Eingabe von Zeitangaben für die Sitzung
Eine ausführliche Beschreibung zur Eingabe von Zeitangaben finden Sie im Kapitel "Eingabe von Zeitangaben für die Sitzung" in diesem Hilfedokument.
Aufbau eines Word-Dokuments "Niederschrift"
Eine ausführliche Beschreibung zum Aufbau des Word-Dokuments finden Sie im Kapitel "Aufbau eines Word-Dokuments "Niederschrift"" in diesem Hilfedokument.
Anpassen der Beratungsreihenfolge
Eine ausführliche Beschreibung zur Anpassung der Beratungsreihenfolge finden Sie im Kapitel "Anpassen der Beratungsreihenfolge" in diesem Hilfedokument.
Hinzufügen oder Absetzen von Tagesordnungspunkten
Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Kapitel "Hinzufügen oder Absetzen von Tagesordnungspunkten" in diesem Hilfedokument.
Eingabe der Protokolltexte
Eine ausführliche Beschreibung zur Eingabe der Protokolltexte finden Sie im Kapitel "Eingabe der Protokolltexte" in diesem Hilfedokument.
Übernahme der Protokolltexte in das Word-Dokument "Niederschrift"
Wechseln Sie in die Ansicht "Gremiumssitzungen \ nach Gremium" und öffnen die zu bearbeitende Niederschrift.
Setzen Sie das Dokument über die Aktion "Bearbeiten" in den Bearbeiten-Modus.
Über die Aktion "Office \ Niederschrift neu mischen" wird ein erneuter Mischprozess in Gang gesetzt, bei dem die zuvor in den Sitzungsvorlagen eingegebenen Texte in das Word-Dokument "Niederschrift" übernommen werden.
Die weitere Vorgehensweise entspricht der Beschreibung im Kapitel "Aufbau eines Word-Dokuments "Niederschrift"" in diesem Hilfedokument. Abweichend hiervon ist die fehlende Eingabe eines Namens für das Word-Dokument, da dieser schon beim erstmaligen Mischen vergeben wurde. Außerdem erhalten Sie nach dem Hinweis auf die Anzahl der gefundenen Niederschriftenpunkte eine Meldung, dass die Inhalte im bereits vorhandenen Word-Dokument verloren gehen, das Notes-Dokument "Niederschrift" gespeichert wird und die Frage, ob Sie fortfahren möchten. Wenn Sie den Aufbau einer neuen Niederschrift mit Übernahme der Protokolltexte in das Word-Dokument wünschen, bestätigen Sie die Meldung mit "Ja".
Zum Abschluss des Mischvorgangs wird die Word-Niederschrift angezeigt. Sie enthält jetzt alle Eingaben, die zuvor in den zugehörigen Beratungspunkten gemacht wurden.
Möglicherweise müssen in der Word-Niederschrift noch Anpassungen an der Formatierung vorgenommen werden wie zum Beispiel Einfügen oder Löschen von Zeilenschaltungen. Nach Beenden der Anpassungen wechseln Sie zurück in das Notes-Dokument "Niederschrift" und beenden die Arbeiten mit der Aktion "Speichern und Schließen". Dabei wird das Word-Dokument geschlossen und mit dem Notes-Dokument verknüpft.
Das Worddokument darf nicht vorher in Word gesondert mit "Speichern und Schließen" beendet werden!
Änderungen inhaltlicher Art müssen in den Standard-TOPs und im Beratungsweg der Sitzungsvorlagen vorgenommen werden, um Abweichungen zwischen der Niederschrift und den im Web veröffentlichten Inhalten zu vermeiden.
Reiter "Erweitert"
Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn die Anzeige mit der Auswahl einer individuellen Teilmaske im Konfigurationsdokument "Sitzungsdienst" konfiguriert wurde. Mit dieser Technik können weitere, vom Standard abweichende Felder, zur Verfügung gestellt werden.
Vorhandene Niederschrift neu mischen - Word-Dokument neu aufbauen
Mit dem erstmaligen Aufbau einer Word-Niederschrift ist es schon wegen des Arbeitsumfangs in der Regel nicht getan. Die Arbeit zieht sich häufig über mehrere Tage, aber auch Wochen hin (einschließlich des verwaltungsinternen Abstimmprozesses), um u. a. die zu protokollierenden Formulierungen im Diskussionsbereich "konsensreif" zu bekommen.
Wichtig bei der Überarbeitung einer vorhandenen Niederschrift ist, dass sämtliche Anpassungen inhaltlicher Art nur in den Sitzungsvorlagen und Standard-Tagesordnungspunkten vorzunehmen sind und nicht im Word-Dokument "Niederschrift"! Dort werden nur Änderungen in der Formatierung vorgenommen.
Schritte zur Anpassung einer vorhandenen Niederschrift
Anpassen der Beratungsreihenfolge
Hinzufügen oder Absetzen von Beratungspunkten
Änderungen der Protokolltexte in den Sitzungsvorlagen
Nach jeder Änderung, die unter den vorgenannten Kapiteln beschrieben wird, muss zwingend das Word-Dokument "Niederschrift" neu aufgebaut werden. Eine Beschreibung finden Sie im Kapitel "Übernahme der Protokolltexte in das Word-Dokument "Niederschrift"" in diesem Hilfedokument.
Änderungen im vorhandenen Word-Dokument "Niederschrift"
- Niederschrift in der Ansicht „Gremiumssitzungen \ nach Gremium“ markieren und mit Doppelklick öffnen
- Aktion "Bearbeiten" anklicken
- Aktion "Office \ Niederschrift öffnen" wählen
Das zuletzt gespeicherte Word-Dokument "Niederschrift" wird geöffnet. - Notwendige Änderungen vornehmen, die jedoch nicht inhaltlicher Art sein dürfen. Ansonsten weichen die Texte vom Inhalt der Felder in den Sitzungsvorlagen und Standard-TOPs ab und damit die Inhalte im Web und in den an die Mandatsträger ausgegebenen Word-Dokumenten.
- Nach Beenden der Anpassungen zurück in das Notes-Dokument und die Arbeiten mit der Aktion "Speichern und Schließen" beenden. Dabei wird die geänderte Word-Niederschrift gespeichert, geschlossen und mit der Notes-Niederschrift verknüpft.
Das Word-Dokument wird vorher nichtgesondert in Word mit "Speichern und Schließen" beendet!
Druck einer Niederschrift
Das Word-Dokument "Niederschrift" kann sowohl über Lotus Notes, als auch über MS Word ausgedruckt werden. Die verschiedenen Möglichkeiten werden im Folgenden beschrieben.
Druck einer Niederschrift über Lotus Notes
- In der Ansicht "Gremiumssitzungen \ nach Gremium" die gewünschte Niederschrift markieren und mit Doppelklick öffnen.
- Aktion "Office \ Niederschrift drucken"wählen. Das zuletzt gespeicherte Word-Dokument "Niederschrift" wird direkt an den Standarddrucker gesendet und ausgedruckt.
- Den Vorgang mit der Aktion "Schließen"beenden.
Druck einer Niederschrift über Word
- In der Ansicht "Gremiumssitzungen \ nach Gremium" die gewünschte Niederschrift markieren und mit Doppelklick öffnen.
- Aktion "Office \ Niederschrift Vorschau" wählen, falls keine Änderungen mehr am Word-Dokument vorzunehmen sind. Über die Vorschau werden keine Änderungen im Word-Dokument gespeichert!
Falls noch Änderungen im Word-Dokument vorzunehmen sind, das Notes-Dokument über die Aktion "Bearbeiten" in den Bearbeiten-Modus setzen und die Word-Niederschrift über die Aktion "Office \ Niederschrift öffnen" öffnen. - Für MS Word 2003: Im geöffneten Word-Dokument "Niederschrift" den Eintrag "Datei \ Drucken..." wählen
Für MS Word 2007: Das Office-Symbol in der linken oberen Ecke der Word-Anwendung anklicken und den Eintrag "Drucken..." wählen. Daraufhin bekommen Sie eine weitere Auswahl an Optionen zum Ausdruck des Word-Dokuments.
- Wechseln Sie zurück in das Notes-Dokument "Niederschrift" und beenden die Arbeiten mit der Aktion "Speichern und Schließen", falls Änderungen gespeichert werden sollen
oder
mit der Aktion "Schließen", falls keine Änderungen vorgenommen wurden oder das Word-Dokument über "Office \ Niederschrift Vorschau" geöffnet wurde.
Druck einer Niederschrift inklusive zugehöriger Dateianhänge
Falls sich im Notes-Dokument "Niederschrift" noch Dateianhänge im Feld "Anlage" auf dem Reiter "Sitzung" befinden sollten, so können diese zusammen mit der Word-Niederschrift in einem Druckauftrag ausgedruckt werden.
Wählen Sie dazu die Aktion "Office \ Anhänge drucken". Berücksichtigt werden hierbei jedoch nur Dateien, die in einer Anwendung des Office-Pakets erstellt wurden (Word, Excel, Power Point). Alle weiteren Dateien müssen in der jeweiligen Anwendung separat geöffnet und gedruckt werden.
Aktionen im Dokument "Niederschrift"
Im Notes-Dokument "Niederschrift" gibt es Aktionsschaltflächen, mit deren Hilfe einige Arbeitsschritte erleichtert werden können.
Aktionsschaltfläche "Werkzeuge"
Unterhalb der Werkzeuge finden Sie Einträge, mit deren Hilfe Sie im Gegensatz zu den Einträgen unterhalb der Office-Schaltfläche Aktionen durchführen können, die sich auf das gesamte Dokument und dessen Dateianhänge bezieht.
Anhänge senden...
Mit dieser Aktion können sämtliche im Dokument befindlichen Dateianhänge per Mail verschickt werden. Es wird zunächst ein Dialog geöffnet, in dem eine Liste aller Dateianhänge angezeigt wird. Hier haben Sie die Möglichkeit die Dateien zu markieren, die Sie tatsächlich versenden möchten bzw. die Markierung der Dateien zu entfernen, die nicht versendet werden sollen. Die Schaltflächenleiste unterhalb der Liste bietet Ihnen Hilfestellung bei der Markierung der Listeneinträge. Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Daraufhin wird eine Mail generiert, in der sich die Dateianhänge aus der Niederschrift befinden.
Anhänge umbenennen...
Diese Aktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn das Dokument im Bearbeiten-Modus ist.
Zunächst wird Ihnen ein Dialog angeboten, in dem die Dateien markiert werden, die Sie umbenennen möchten.
Danach öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie die gewählte Datei umbenennen können. Falls Sie mehr als eine Datei ausgewählt haben, so öffnet sich dieser Dialog ein weiteres Mal zur Eingabe eines neuen Dateinamens für die nächste Datei, solange bis alle gewählten Dateien umbenannt wurden. Beachten Sie bei der Vergabe eines Dateinamens, dass dieser beim Schließen des Dialogs automatisch bis auf 40 Zeichen abgeschnitten wird, falls der Dateiname mehr als 40 Zeichen haben sollte.
Ist die letzte Datei umbenannt worden, erhalten Sie eine Meldung über die Anzahl der umbenannten Dateien.
PDF-Umwandlung
Falls für Ihre Verwaltung der PDF-Server beauftragt wurde, so haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Dateianhänge, die sich im Dokument befinden, über diesen Server in PDF-Dateien zu konvertieren.
Haben Sie das Werkzeug "PDF-Umwandlung" gewählt, so erhalten Sie einen Hinweis, dass das Dokument für die Umwandlung gespeichert und geschlossen werden muss.
Bestätigen Sie die Abfrage mit "Ja", wird das Dokument automatisch gespeichert und geschlossen und Sie erhalten eine weitere Meldung, dass das Dokument zur Umwandlung markiert und geschlossen wurde.
Die zur Umwandlung anstehenden Dokumente sind in der Ansicht "PDF-Umwandlung" zu finden. Sie verbleiben dort so lange, bis die PDF-Umwandlung abgeschlossen ist.
Im Dokument werden die PDF-Dateien im rechten Maskenbereich auf dem Reiter "Anhang" im Bereich "PDF-Dokument" abgelegt.
Status setzen...
Mit diesem Werkzeug kann der Dokumentenstatus verändert werden. Eine Beschreibung des Dialogs finden Sie im 
Hilfedokument "Dialog Status setzen".
Vorschau im Browser
Mit diesem Werkzeug kann das Dokument im Browser angezeigt werden.
Vorschau im Browser mit Login
Mit diesem Werkzeug kann das Dokument nach vorheriger Anmeldung mit Benutzername und Passwort im Browser angezeigt werden.
Webfreigabe
Jede Niederschrift inklusive Word-Dokument (oder PDF, falls vorhanden) kann im Internet ver öffentlicht und damit einem breiten Personenkreis oder einer geschlossenen Benutzergruppe zur Verfügung gestellt werden. Dokumente können nur von Personen mit der ACL-Rolle [Freigabe] ins Web gestellt werden. Falls jemand nicht die Berechtigung zur Freigabe hat, kann das betreffende Dokument auch zur Freigabe eingereicht werden. Dann erhalten berechtigte Personen einen Hinweis auf die anstehende Freigabe des Dokuments und geben dieses für das Internet frei. Diese Personen werden im Konfigurationsdokument "Konfiguration" definiert.
Öffnen Sie die Ansicht "Gremiumssitzungen \ nach Gremium" und markieren eine oder mehrere Niederschriften. Wählen Sie über die Werkzeuge den Eintrag "Web \ Freigabe…".
Über den folgenden Dialog werden die Freigabe- und Zugriffsparameter festgelegt. Eine ausführliche Beschreibung des Freigabedialogs finden Sie im Hilfedokument "Dokument freigeben".
Letzte Änderung: 05.06.2015 | 12:01 Uhr