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Dialogbox # Dokument(e) kopieren/verschieben
Diese Dialogbox wird genutzt, um ein oder mehrere Dokumente in der aktuellen Ablage oder in eine andere Ablage zu verschieben oder zu kopieren. Im folgenden Hilfedokument wird das Kopieren und Verschieben analog beschrieben, da es sich um den gleichen Dialogaufbau handelt. Es ändert sich lediglich die Überschrift rechts oben im Dialog.
Die Dialogbox teilt sich auf in 5 Reiter:
Reiter Vorgang und Berechtigung
Auf dem Reiter Vorgang und Berechtigung wird zunächst festgelegt, ob das Dokument in der aktuellen Ablage kopiert/verschoben werden soll oder in eine andere Ablagedatenbank. Wenn das Dokument in eine andere Datenbank kopiert/verschoben werden soll, muss im Listenfeld Ablagedatenbank eine andere Datenbank ausgewählt werden. Vorgabewert ist hier immer die aktuelle Ablage.
Desweiteren wird der neue Vorgang bzw. Teilvorgang bestimmt, zu dem das kopierte Dokument zugeordnet werden soll. Die drei Schaltflächen, über die diese Zuordnung erfolgt, werden in der nachfolgenden Tabelle beschrieben.
| Vorgang auswählen | Über diese Schaltfläche wählen Sie den Vorgang bzw. Teilvorgang aus, zu dem das zu kopierende/zu verschiebende Dokument zukünftig zugeordnet werden soll. Es öffnet sich ein Dialog mit der Struktur der gewählten Ablagedatenbank, über den Sie den neuen Vorgang oder Teilvorgang bestimmen können. Vorgänge erkennen Sie am roten
Die Auswahl bestätigen Sie mit OK. Die Felder zum Vorgang, Teilvorgang und zu den Berechtigungen werden mit den Inhalten aus dem gewählten (Teil-)vorgang gefüllt. |
|---|---|
| Neuen Vorgang anlegen | Soll für das kopierte/verschobene Dokument ein neuer Vorgang angelegt werden, so klicken Sie auf diese Schaltfläche. Es öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie die Angaben zum neuen Vorgang eingeben. Eine ausführliche Beschreibung für diesen Dialog finden Sie im Hilfedokument "Dialogbox # Neuer Vorgang" in dieser Hilfedatenbank.
Bestätigen Sie diesen Dialog mit OK, so werden die Angaben zum Vorgang, Teilvorgang, Aktenzeichen und zu den Berechtigungen in den Kopieren-/Verschieben-Dialog übernommen. |
| Neuen Teilvorgang anlegen | Soll für das kopierte/verschobene Dokument ein neuer Teilvorgang angelegt werden, so klicken Sie auf diese Schaltfläche. Es öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie die Angaben zum neuen Teilvorgangsdokument eingeben. Eine ausführliche Beschreibung für diesen Dialog finden Sie im Hilfedokument "Dialog # Neuer Teilvorgang" in dieser Hilfedatenbank.
Bestätigen Sie diesen Dialog mit OK, so werden die Angaben zum Teilvorgang und zu den Berechtigungen in den Kopieren-/Verschieben-Dialog übernommen. |
, Teilvorgänge am weißen 
Aktensymbol.
Reiter Wiedervorlage
Hier können Sie für sich oder andere Personen eine Wiedervorlage erstellen, falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt an das kopierte Dokument erinnert werden wollen.
Wählen Sie hier einen Vorgabezeitraum oder geben Sie ein beliebiges Datum der Wiedervorlage an und machen Sie sich eine kurze, erklärende Notiz zum Sachverhalt im Feld Bemerkung. Falls die Wiedervorlage nicht für Sie selbst sein soll, so wählen Sie über die Schaltfläche Wiedervorlage für eine andere Person aus der Organisationsdatenbank. Wenn Sie den Dialog mit OK bestätigen, wird ein neuer Eintrag in der Wiedervorlage-Datenbank gespeichert.
Am Tag der Wiedervorlage erhalten Sie eine Mail mit Link (
) auf das Wiedervorlagedokument. In Ihrem Kalender finden Sie eine Erinnerung, die Sie auf den Termin der Wiedervorlage aufmerksam macht. Dort befindet sich zusätzlich ein Link zum Wiedervorlagedokument.
Reiter Kenntnisnahme
Sollen andere Personen über einen Sachverhalt informiert werden, so wechseln Sie auf den Reiter Kenntnisnahme und gehen wie folgt vor:
- Klicken Sie im Bereich Kenntnisnahme auf hinzufügen.
- Wählen Sie die gewünschten Kenntnisnehmeraus.
- Externe, also nicht Ihrer eigenen Verwaltung angehörende Kenntnisnehmer wählen Sie mit Hilfe der Schalter Adresse aus N&A (Notes-Adressbücher) oder Adresse aus eSuite(eGovernment-Suite®-Adressdatenbanken).
- Falls Sie für den Empfang der Benachrichtigungsmail eine Bestätigung erhalten möchten, so markieren Sie die Mailoption Empfangsbestätigung.
- Schreiben Sie ggfls. im Feld Bemerkung eine Mitteilung für die ausgewählten Empfänger. Diesen Text erhalten die Kenntnisnehmer in der Benachrichtigungsmail.
- Sind alle Eingaben getätigt, bestätigen Sie den Dialog mit OK.
Folgendes ist geschehen:
- Für alle Personen, die zur (internen) Kenntnisnahme ausgewählt wurden, wurden automatisch Leseberechtigungen am betroffenen Dokument eingerichtet.
- Die Aktion wurde in der Historie des zur Kenntnisnahme vorgelegten Dokuments protokolliert. (Die Kenntnisnahme des Kenntnisnehmers selbst wird nicht festgehalten.)
- Die organisationsinternen Empfänger zur Kenntnisnahme finden in ihrer Mailbox ein Memo mit Link () auf das entsprechende eGovernment-Suite®-Dokument.
Externe Empfänger erhalten je nach Konfiguration des Systems entweder eine nach Word gemischte Version des zur Kenntnisnahme vorgelegten Dokuments als Anhang in der Benachrichtigungsmail oder die Daten werden direkt in die Benachrichtigungsmail eingemischt. Im letzteren Fall sind sogenannte Mailtemplates im Einsatz, die Ihr Administrator entsprechend konfiguriert haben muss.
Wenn Sie einem Kollegen aus einer anderen Organisationseinheit etwas zur Kenntnisnahme vorlegen wollen, sollten Sie sich zuvor überzeugen, dass dieser auch an Ihrer Ablagedatenbank selbst leseberechtigt ist. Wird ihm hier der Zugang verweigert, kann er das Dokument nicht einsehen, egal ob eine Leseberechtigung am Dokument erteilt wurde. Diese Frage klären Sie in der sogenannten Zugriffskontrollliste (ACL) der Ablage über Datei, Datenbank, Zugriffskontrolle! Hier benötigen die Kenntnisnehmer ebenfalls ein Leserecht.
Reiter Bearbeitung
Optionen Bearbeitung, Mit- und Schlusszeichnung
Falls Sie einen Mitarbeiter oder Vorgesetzten nicht nur in Kenntnis setzen, sondern zur Bearbeitung, Mit- oder Schlusszeichnung in einer Angelegenheit auffordern wollen, so gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie die gewünschte Bearbeitungsart. Hier also Bearbeitung, Mit- oder Schlusszeichnung.
- Wählen Sie über die Schaltfläche hinzufügen einen Bearbeiter, Mit- oder Schlusszeichner aus.
- Falls Sie ein Datum im Feld Bearbeitung bisangeben wollen, sollten Sie gleich auch die standardmäßige Wiedervorlage für dieses Datum akzeptieren.
- Erfassen Sie einen aussagekräftigen Text im Feld Bemerkung, damit die Empfänger auch wissen, was zu tun ist, wenn sie diese Bearbeitungs-, Mit- oder Schlusszeichnungsaufforderung in ihrer Mailbox vorfinden.
- Klicken Sie zum Abschluss auf OK.
- Zurück im Ausgangsdokument klicken Sie auf Speichern und Schließen.
Folgendes geschieht:
- Alle Empfänger erhalten ein Memo mit Link auf das Dokument.
- Allen Empfängern wurde das Autorenrecht am Dokument eingeräumt.
- Es wird ein Eintrag in der History-Liste des Dokuments erzeugt.
Auch hier gilt allerdings:
Dies kann ein Empfänger nur ausüben, wenn er auch an der Ablagedatenbank selbst ausreichend, nämlich mindestens als Autor, berechtigt ist. Der Empfänger, resp. seine Organisationseinheit muss in der Zugriffskontrollliste der Ablage entsprechend vermerkt sein.
Mit- und Schlusszeichnung vornehmen
Wie muss der Empfänger einer Aufforderung zum Mit- oder Schlusszeichnen vorgehen?
- Öffnen Sie die Aufforderungsmail.
- Springen Sie über den Link in das entsprechende Dokument.
- Klicken Sie dort auf Bearbeiten.
- Wechseln Sie auf das Register Zugriff.
- Klicken Sie auf den
, wenn Sie mit-/schlusszeichnen wollen. Andernfalls klicken Sie auf das 
. - Es erscheint jeweils ein Dialog, in dem Sie Ihrer Entscheidung ggfs. Bemerkungen hinzufügen können.
- Bestätigen Sie den Dialog mit OK.
- Das Dokument wird automatisch gespeichert und geschlossen. Der Schluss-/Mitzeichner landet wieder in der Benachrichtigungsmail.
- Der Akt des Schluss- und Mitzeichnens wird in der History des Dokuments festgehalten.
- Der Status des betroffenen Dokuments wird beim Mitzeichnen auf gültig und beim Schlusszeichnen auf abgeschlossen gesetzt.
- Es wird ein Memo verschickt, das den Kollegen, der Sie zum Schluss- bzw. Mitzeichnen aufgefordert hatte, über die Erledigung oder Ablehnung informiert.
- Im Falle des Schlusszeichnens wird die schlusszeichnende Stelle als alleiniger Autor des Dokuments eingetragen. Dadurch wird eine weitere Veränderung des Dokuments ohne vorherige Freigabe ausgeschlossen.
Reiter Zusatzbemerkung
Soll zum kopierten/verschobenen Dokument noch eine Zusatzbemerkung hinterlegt werden, so geben Sie diese auf deisem Reiter ein. Dokumente mit einer Zusatzbemerkung sind in den Ansichten mit einem blauen Infosymbol 
zu erkennen.
Mit dem Button "OK" werden die Einstellungen übernommen. Der Button "Abbrechen" bricht die Auswahl ab, d ie Dokumente werden nicht kopiert bzw. verschoben.
Letzte Änderung: 17.07.2013 | 11:16 Uhr